Hoe kun je optimaal een kantoor inrichten voor extra focus?

Focus. Uiteindelijk hebben we maar een beperkt aantal uur per dag dat we ons in een staat van optimale focus bevinden. Iedere extra minuut focus, is een minuut die zijn waarde dubbel waard is. We moeten tegenwoordig al blij zijn als we tussen de 3 en 4 uur per dag écht gefocust zijn.

De afgelopen tien jaar hebben de meeste kantoorruimtes een transformatie ondergaan. Waar vroeger alles werd gedaan om afleiding te voorkomen, houden we hier tegenwoordig zelden rekening mee. De introductie van grote open ruimtes hebben ervoor gezorgd dat we het leuker vinden op de werkvloer. We maken makkelijker een praatje en de lijnen zijn hierdoor korter geworden.

Behalve de introductie van extra onderbrekingen hebben we ook een extra ruis aan het kantoor toegevoegd. Het is onvermijdelijk dat gesprekken, zelfs al zijn het alleen de klanktonen, door nabijgelegen bureaus worden opgepakt. Iedere keer dat je wordt afgeleid door een van deze prikkels, verlies jij je focus. Als al deze momenten bij elkaar worden opgeteld heb je al snel door hoeveel tijd er verloren wordt vanwege onbewust overlast. We zijn onze kantoren hipper en aantrekkelijker gaan inrichten, maar zijn onze concentratie uit het oog verloren.

Wij hebben daarom afgelopen jaren diverse situaties getest waar van slimme indelingen en producten gebruik is gemaakt om de focus te behouden terwijl niet op het moderne en uitnodigende kantoorinterieur in te leveren. Door een kantoor strategisch in te richten met de juiste producten, kan de focus worden behouden wanneer dat nodig is.

Hoe jouw huidige kantoorinrichting langdurige focus voorkomt

Een van de eerste eisen waar een nieuwe kantoorinrichting aan moet voldoen, is dat het een open afdeling moet creëren waar de lijnen korter worden en de communicatie sterker. Aan de ene kant gaat hierdoor de productiviteit omhoog. Doordat beter gecommuniceerd wordt, worden minder fouten gemaakt en kan sneller worden gewerkt. Een kantoor inrichten met veel vrije, open ruimtes lijkt daarom wel een hele logische keuze.

En dat is het ook. Want over de voordelen van open ruimtes waar medewerkers elkaar kunnen ontmoeten valt niet te twisten. Als interieurexpert bevelen wij deze opzet met liefde aan. Alleen dan wel met het beschermen van de focus als extra doel.

Bij het creëren van open ruimtes op de werkvloer wordt vaak de invloed van de ‘ontmoetingsplekken’ op werkend personeel vergeten. Datzelfde is van toepassing op rondlopende collega’s en kantoortuinen waarvan het geluid in staat is om de bureaus te bereiken.

Het is onmogelijk om alle ruis vanuit deze ruimtes te elimineren, aangezien niet ieder kantoor tientallen vierkante meters aan vrije ruimte heeft. Daarom hebben gesprekken gevoerd nabij deze vrije ruimte onvermijdelijk invloed op de omzittenden. Deze invloed moet logischerwijs beperkt worden. En dat is mogelijk met de juiste middelen.

Ons voornaamste advies aan bedrijven waar een behoefte aan vrije ruimtes is zonder dat dit de concentratie van medewerkers mag beïnvloeden, is het introduceren van focus werkplekken. Focus werkplekken zijn plekken waar medewerkers zich ongestoord kunnen concentreren op belangrijke taken. Hierdoor kunnen taken met een hogere productiviteit worden uitgevoerd, wat de return on workplace nog een stap dichterbij brengt.

Combineer werk en plezier op een leuke manier!

Wij hebben met enige regelmaat met het bovenstaande vraagstuk te maken. Hoe maak je een sfeervolle werkplek waar je echt gelukkig van kunt worden zonder dat je inlevert op de productiviteit?

Om eerlijk te zijn, is dit misschien wel een van de meest complexe doelen om te realiseren tijdens het inrichten van een kantoor. Je kan een kantoor nog zo mooi inrichten met de meest moderne en oogstrelende meubels van het moment: als de productiviteit daalt zal je de investering in de nieuwe kantoorinrichting nooit terughalen. En zelfs op je kantoorinrichting is tegenwoordig een return te behalen. Tenminste, als slim gebruik wordt gemaakt van de beschikbare middelen.

Onze taak, en straks ook jouw taak, is om een combinatie te maken waarbij op geen manier wordt gekort op de focus van jouw medewerkers. Tijd kost geld, en een verminderde focus heeft hier grote invloed op.

Gelukkig zijn ondertussen diverse strategische indelingen en producten waarmee werk en plezier op de werkvloer gecombineerd kunnen worden. Wanneer een medewerker in opperste staat van focus moet verkeren, kan bijvoorbeeld verhuisd worden naar een dedicated focus werkplek. Hier zijn ondertussen tal van alternatieven voor geproduceerd, waarvan wij zo onze eigen favorieten hebben.

De ‘Birdcage’

Een van onze favorieten is de ‘Birdcage’. Sinds de opkomst van focus werkplekken zijn de meest unieke ontwerpen op de markt gekomen, waarvan de Birdcage ons hart heeft weten te veroveren. Als een medewerker in deze ‘kooi’ plaatsneemt, is er voldoende ruimte voor bijvoorbeeld het plaatsen van een laptop en benodigd schrijfgerei. Het bijzondere aan deze werkplek is dat in de basismodus eenvoudig gecommuniceerd kan worden met collega’s.

Is een modus van complete focus nodig wanneer belangrijke taken moeten worden uitgevoerd?

Dan kan het gehele bureau naar voren worden geschoven waardoor de focus werkplek een nieuwe vorm aanneemt. Je ziet niets meer om je heen en het geluid buiten de focus werkplek wordt zoveel mogelijk gedempt. Het enige waar jij je op kunt richten, is wat er voor je ligt. Binnen een klap heb je een werkplek gecreëerd waarmee de optimale focus bereikt kan worden. En daar is alleen een kleine variant op een cubicle voor nodig geweest.

Onderschat niet de kracht van volledig omwande focus werkplekken

Maar ook eenvoudigere oplossingen als volledig omwande focus werkplekken kunnen dit resultaat bereiken. Is voor een beperkt aantal uur een modus nodig waarbij alle mogelijke contractie nodig is? Dan kan dit met volledig omwande focus werkplekken gerealiseerd worden.

Vroeger, toen wanden nog niet gebruikt werden voor het creëren van dergelijke werkplekken, ging de voorkeur eerder uit naar volledig afgesloten ruimtes. De afgelopen twintig jaar hebben we ontdekt dat het compleet isoleren van een werkruimte een negatieve invloed heeft op de motivatie van medewerkers. Het contact naar andere collega’s wordt met een eigen ruimte te drastisch afgesloten. En dit kan uiteindelijk weer een negatieve invloed op de productiviteit hebben.

Door het kantoor in te richten met volledig omwande focus werkplekken waarbij het contact naar andere collega’s toe eenvoudig mogelijk blijft, voorkomt dit gevaar. Wanneer er met een tiental voetstappen weer contact kan worden gelegd met collega’s verslechterd de motivatie niet en kan wanneer dat nodig is de concentratie behouden blijven.

Huisjes in jouw bedrijfsidentiteit versterken het merk

Het is een gedurfde toevoeging, maar zo ook leuk: focus werkplekken in de vorm van huisjes binnen op de werkvloer. Van een beachhouse tot een boomhut: werken is gewoon veel leuker wanneer de werkvloer een speelse variant is waar simultaan ontsnapt kan worden naar een ruimte waar focus en concentratie centraal staat.

De huisjes kunnen echter ook voor andere doeleinden gebruikt worden. Van vergaderingen tot intense brainstormsessies, je hebt er meer zin in als je ze op een leuke plek kunt houden. Dat is echter niet de belangrijkste reden om dergelijke sessies binnen een huisje te houden: je voorkomt ook nog eens dat andere medewerkers op hun werkplekken overlast ondervinden van het urenlange vergaderen.

En heb je ons artikel over Workplace Branding al gelezen? Dan weet je namelijk ook dat je de huisjes kunt branden door visuele merken als jouw merknaam op het huisje te verwerken. Van een logo tot een design die binnen de huisstijl van het merk past. Behalve dat medewerkers met liefde gebruik maken van een van deze nieuwe huisjes, zullen klanten het merk niet snel vergeten. Bij hoeveel bedrijven kan je tenslotte vergaderen in een boomhut op de werkvloer?

Wat jij nu al kunt doen om een betere focus op de werkvloer te krijgen

Is het volledig opnieuw inrichten van jouw kantoor nog geen optie? Of wil je quick wins behalen door enkele aanpassingen te doen? Dan zijn er genoeg mogelijkheden om direct de focus van medewerkers te verbeteren.

Motiveer het gebruik van noise cancelling koptelefoons

Heeft er iemand een intensieve taak waar honderd procent van alle concentratie voor vereist is? Dan is het gebruik van noise cancelling koptelefoons een ideaal begin. Ondertussen is de NC-technologie geavanceerd genoeg om zelfs zonder muziek 80 procent van al het omgevingsgeluid weg te filteren. Wordt dit gecombineerd met muziek, dan kan zelfs tot 98 procent van al het omgevingsgeluid gedempt worden.

Deel werkplekken in op basis van communicatiestromen

Hoe vaker het nodig is dat bepaalde collega’s met elkaar overleggen, hoe belangrijker het is dat deze collega’s vlakbij elkaar worden geplaatst. Door werkplekken slim in te delen kunnen er combinaties worden gemaakt waarbij de communicatiestromen zo kort mogelijk zijn. Hierdoor hoeft er niet onnodig heen en weer worden gelopen en kunnen er werkplekken worden gecreëerd voor medewerkers waarbij communicatie in mindere mate een rol speelt.