Het kantoor van de toekomst is vandaag al mogelijk

Je zit in de auto naar je werk en het moment dat je het parkeerterrein op komt, weet jouw kantoor dat je aanwezig bent. Allereerst wordt een seintje naar de receptioniste verstuurd. Als er telefoon voor jou binnenkomt, weet de receptioniste jou te vinden. Ook jouw collega’s weten dat je op tijd bent voor de wekelijkse vergadering. Op een tablet verschijnt een groen vinkje achter jouw naam, waardoor de vergadering bijna kan beginnen.

Na de vergadering is jouw werkplek al volledig geoptimaliseerd voor jouw werkdag. Er is een klimaat gecreëerd dat past bij jouw wensen. Niet te warm, maar ook niet te koud. Met een frisse bries en airconditioning op standje twee. Zelfs de verlichting is zoals jij dat graag hebt. Koude verlichting waardoor jij je zo goed mogelijk op je werkzaamheden kunt richten. Focus staat vandaag voorop en jouw werkplek is daar correct op ingericht.

Waarom hebben we eigenlijk een slim kantoor nodig?

Maar waarom hebben we dit allemaal nodig? Waarom zouden we duizenden euro’s in systemen investeren die we misschien helemaal niet nodig hebben?

Het is goed om af te vragen waarom we al deze innovaties nodig hebben. In veel gevallen dragen deze (razendsnelle) technologische ontwikkelingen namelijk niet bij aan onze productiviteit of geluk.

Alleen wanneer dergelijke innovaties ons leven daadwerkelijk makkelijker maken, kan dit overwogen worden. De investeringen voor bepaalde innovaties kunnen namelijk aanzienlijk zijn.

Daarom gaan we bij Flowork altijd na of onze opdrachtgever op een of meer van de volgende elementen voortgang kan boeken middels het gebruik van slimme ‘applicaties’;

• Sfeer
• Productiviteit
• Gemak
• Efficiëntie

Door hier onderzoek naar te doen, kan ontdekt worden met welke innovaties deze elementen verbeterd kunnen worden. Dit geeft ons en onze opdrachtgever de kans de ‘werkvreugde’ van het personeel te verbeteren.

Een betere sfeer door een slimmer kantoor 

Hoe je het ook wil noemen: een smart office is in tientallen films en series al veelvuldig teruggekomen. Opvallend genoeg is het beeld dat gegeven wordt vrij accuraat, alhoewel sommige voorbeelden te kostbaar zijn om voor kleinere bedrijven toe te passen.

Een van de meest ondergewaardeerde redenen om te investeren in een slimmer kantoor, is voor het verhogen van de sfeer. Door de sfeer te verhogen, wordt vaak ook de plezier op het kantoor groter. De kans op onderlinge irritaties en confrontaties wordt kleiner doordat we een prettigere sfeer ervaren. Maar hoe kan een slim kantoor voor een betere sfeer zorgen?

Allereerst doordat het slimme kantoor veel onduidelijkheden probeert weg te halen. Zo weet je altijd wie op kantoor is en of het een goed moment is om naar de kamer van je collega te gaan. Met een druk op de knop kan namelijk worden aangegeven of jouw collega ‘gestoord’ kan worden of niet. Hierdoor loop je niet plotseling een actieve vergadering binnen.

Dat gaat ook andersom op. Als jij namelijk net met een intensieve en complexe taak bezig bent, wordt je liever niet overladen met vragen. Er bestaan diverse systemen waardoor je jouw ‘status’ kunt doorgeven. Hierdoor komen er geen collega’s aan je bureau staan met lastige vragen als je juist net bezig bent.

Een ander voorbeeld zijn de displays die bij de vergaderruimtes opgehangen kunnen worden. Vrijwel ieder kantoor heeft namelijk dagelijks wel te maken met een vergaderruimte die dubbel geboekt is of juist al door iemand, zonder reservering, gebruikt wordt.

Doordat dit display aangesloten kan worden op een algemene agenda, kan eenvoudig worden bijgehouden door wie de vergaderruimte is gereserveerd. Ook kan met enkele klikken een vergadering verschoven worden of benodigde apparaten aan de reservering worden toegevoegd.

Hogere productiviteit door minder rompslomp 

Praktisch iedere functie is voorzien van veel administratieve of eenvoudige taken die eenvoudig geautomatiseerd kunnen worden. We zijn wekelijks bijna een vierde van onze tijd kwijt aan taken die niet bijdragen aan onze productiviteit en waar geen resultaat tegenover staat. Een goed voorbeeld hiervan is de tijd die we kwijt zijn aan kleine dingen zoals het vinden van de juiste oplader, instellen van de juiste temperatuur of wachten totdat iedereen aanwezig is voor een vergadering. Of een modern probleem zoals het instellen van je sta-bureau op de hoogte die bij jou past.

Dergelijke kleine taken nemen onderbewust veel tijd op. Tijd die je beter aan dat grote project of complexe taak had kunnen besteden. Deze verloren tijd willen we terugwinnen. En dat kan met de juiste applicaties.

In een van onze andere artikelen over elektrificatie laten we zien hoe de meest uiteenlopende functies aan een bureau kan worden toegevoegd. Zit je telkens onder je bureau te rotzooien om je oplader in het stopcontact te krijgen? Bij moderne bureaus kunnen stroompunten in het tafelblad worden verwerkt. Net zoals opladers voor je telefoon of laptop. Steeds meer apparaten kunnen draadloos worden opgeladen. Door een draadloze oplader in je tafelblad te verwerken hoef je alleen maar je smartphone op het tafelblad te leggen.

Een ander voorbeeld is het realiseren van een ‘klimaat’ waar jij optimaal in produceert. Je hebt waarschijnlijk een specifieke voorkeur voor de temperatuur en verlichting waarin je werkt. De kans is net zo groot dat dit klimaat niet precies hetzelfde is als jouw collega’s. Hoe fijn zou het niet zijn als jij jouw eigen lokale klimaat kan instellen? En dat dit klimaat automatisch gekozen kan worden als jouw telefoon door je bureau herkend wordt?

De airconditioning een tikje hoger, verwarming uit en helder (koud) licht. Jouw werkplek weet precies welke instellingen je nodig hebt om optimaal te kunnen werken. En daar past het zichzelf automatisch op aan.

Vervolgens kijk je in je agenda en zie je dat voor de vergadering van 11:00 nog niet iedereen binnen is. Iedereen die contact met het WiFi-netwerk maakt wordt namelijk automatisch herkend. Je kunt daarom nog beter even wat andere werkzaamheden uitvoeren om zo efficiënt mogelijk met te tijd om te gaan. Slim he?

Minder stress door meer gemak op kantoor 

Eén van de grootste veranderingen die in het slimme kantoor gemaakt kunnen worden, is hoe gemakkelijk bepaalde taken worden. Vraag jij je af wie waarom in de vergaderruimte zitten? Of wil jij niet meer alle opladers meeslepen? Eenvoudig controleer jij welke vergaderingen er vandaag in de vergaderruimte gepland zijn, laad jij je telefoon door het hele kantoor op en ben je van dat ‘geklooi’ met kabels af.

Ook kom je veel makker terecht op de werkplek waar jij je thuisvoelt. Als je thuis zou werken, zal je waarschijnlijk de temperatuur en verlichting aanpassen zoals jij dat graag hebt. Heb je het koud? Dan draai je met een handomdraai de verwarming omhoog.

In een kantoor kan dit niet zomaar, omdat je met collega’s te maken hebt. Het slimme kantoor kan echter jouw werkplek zo inrichten dat je precies het klimaat krijgt dat bij jou past.

Efficiëntie door minder verlies van tijd

En doordat we aan de lopende band tijd kunnen besparen, werken we efficiënter en dat is voor de werkgever en de werknemer bevredigend. Want de tijd die we besparen, is tijd die we kunnen besteden aan werkzaamheden die écht belangrijk zijn.

Alle kleine werkzaamheden waar geen omzet tegenover staat en geautomatiseerd kunnen worden zullen tijd vrij maken voor belangrijkere werkzaamheden. Als we vervolgens alle ‘geautomatiseerde’ taken bij elkaar optellen, besef je pas echt hoeveel waarde kan worden gerealiseerd. En wie wordt er niet gelukkig van efficiëntie?

Slimme ruimtes waar talent kan samenkomen 

Iedere organisatie geeft om zijn talent. Jonge werknemers met innovatieve vaardigheden en ervaren talenten kunnen een bedrijf continu van nieuwe impulsen voorzien. Tenminste, indien de talenten effectief gecombineerd worden. Wanneer talent niet de tijd en ruimte krijgt om hun ideeën te delen, kan geen waarde worden gecreëerd vanuit het talent dat binnen een organisatie aanwezig is.

Daarom is het, vooral bij organisaties met meer dan 100 werknemers, verstandig om te investeren in (slimme) ruimtes waar talent kan samenkomen. Deze ruimtes kunnen vervolgens worden ingezet als een denktank waar bijvoorbeeld aan nieuwe projecten wordt gewerkt.

Het indelen van dergelijke slimme ruimtes dient te gebeuren op basis van een aantal principes. Allereerst moet een slimme ruimte logischerwijs van de apparatuur voorzien zijn die het ‘team’ in staat stelt om optimaal te presteren. Ten tweede dient de ruimte ingericht te zijn om te inspireren. Een inspiratieloze ruimte zal de deelnemers niet helpen om de resultaten te bereiken die hiervoor nodig zijn. Ten derde dient de ruimte flexibel inzetbaar te zijn, want de ruimte zou ook ingezet moeten kunnen worden voor andere doeleinden.

Voorzien van alle snufjes om te inspireren en motiveren 

Wanneer een organisatie het streven heeft om innovatief te zijn, mag worden verwacht dat de werkomgeving hier ook op ingericht is. Kantoor interieur dat gedateerd of niet motiveert en gebrek aan geschikte apparatuur, je zou het niet bij een bedrijf dat innovatie nastreeft mogen tegenkomen.

De zogeheten ‘Talent Room’ moet voorzien zijn van alles wat een team nodig heeft om gemotiveerd te zijn zodat een optimaal resultaat bereikt kan worden. Het aansluiten van een laptop op een groot scherm moet een kwestie van seconden zijn. Uittekenen van een businessflow? Dit moet moeiteloos op een scherm gedaan kunnen worden.

Ideeën komen pas echt tot leven als deelnemers hier de kans toe krijgen. Als een ruimte niet van de juiste onderdelen voorzien is, is het komen tot deze inzichten onmogelijk.

Inspiratie is key

Het is net zo belangrijk dat een dergelijke ruimte voorzien is van voldoende elementen om de gebruikers te inspireren. Een meeting waarbij inspiratie niet aanwezig is, is een meeting waarbij de diepte nooit opgezocht zal worden.

Om te kunnen inspireren is het van belang dat er met enige focus dergelijke elementen worden toegevoegd. Als deze elementen niet aansluiten op de kernactiviteiten of geen relevantie tot de gebruikers hebben, is het effect nagenoeg nihil.

Maar hoe bepaal je welke elementen gebruikers kunnen inspireren?

Door allereerst te kijken naar elementen die passen binnen de identiteit van een bedrijf. Moderne kantoren sluiten in steeds grotere mate aan op de bedrijfsidentiteit. Doordat we steeds uniekere en mooiere sfeerelementen kunnen creëren, kunnen we deze ook beter aan laten sluiten op de bedrijfsidentiteit.

Een organisatie waar innovatieve duurzaamheid hoog in het vaandel staat zou idealiter een dergelijke ruimte voorzien van groene elementen. Van een muur gevuld met groene planten tot een tapijt van gras. Een technologiebedrijf zal juist eerder willen kiezen voor devices dat de gebruikers aan technologische vooruitgang wil herinneren. Van een vitrage met originele Mac-computers uit de jaren 80 tot een muur gevuld met moederbords.

Het creëren van relevantie tussen de elementen en de gebruikers is alleen mogelijk wanneer ook echt onderzoek wordt gedaan naar de achtergrond van de gebruikers. Waar geven jouw talenten om? Wat inspireert ze? Welke hobbies moet rekening mee worden gehouden?

Door deze twee factoren effectief te combineren kunnen inspirerende elementen worden toegevoegd die de gebruikers continu kunnen motiveren. Op een moment dat de creativiteit wegzakt, zijn het deze elementen die de creativiteit nieuw leven kunnen inblazen.

Zorg ervoor dat de ruimte functioneel is

Aan het toevoegen van inspirerende elementen op basis van de gebruikers bestaat de kans dat de ruimte minder goed inzetbaar is voor andere groepen. Daarom dienen dergelijke elementen die op de gebruikers gebaseerd zijn dynamisch gecreëerd te worden.

Dit kan bijvoorbeeld door een deel van de digitale elementen op digitale panels te tonen. Hierdoor kan de inhoud van deze panels eenvoudig worden aangepast wanneer dat nodig is. Een andere optie is het simpelweg verwijderen van de elementen als deze, al dan niet tijdelijk, niet relevant zijn.

Omdat de ruimte ingericht is met alle apparaten en andere benodigdheden die je van een modern kantoor mag verwachten, kunnen andere teams net zo makkelijk van deze ruimte gebruik maken. Door simpelweg op de interne systemen in te loggen kunnen de beeldschermen gedeeld worden, interactieve elementen terugkomen en de meeting optimaal plaatsvinden.

Hierdoor is een ruimte niet alleen voor een talent team maar ook voor de rest van jouw workforce inzetbaar.

Drie innovaties die niet op jouw kantoor mogen ontbreken

Natuurlijk hebben we op deze pagina lang niet alle innovaties besproken die op de kantoorvloer geïntroduceerd kunnen worden. Sommige van deze innovaties zijn nog niet betaalbaar of praktisch genoeg om ook in Nederland toe te passen. Toch verwachten wij dat binnen afzienbare tijd deze innovaties in het slimme kantoor van morgen te vinden is.

Al deze innovaties maken namelijk het leven van jou en je collega’s makkelijker. Je kunt sneller informatie krijgen, efficiënter werken of juist beter verkopen.

Voice Assistants zoals Google Home en Amazon Alexa

Steeds meer Nederlandse huishoudens hebben er een in huis: een voice assistent in de vorm van een stand-alone device zoals de Google Home en Amazon Alexa. Middels deze apparaten kan veel sneller en makkelijker worden geregeld. Volgens diverse onderzoeken gebruiken de meeste Nederlands dit soort slimme apparaten vooralsnog voor eenvoudige taken, zoals het zetten van een timer of het opzoeken van een vraag.

In werkelijkheid heeft echter een groot deel van de beroepsbevolking een slimme assistent bij de hand. Bij de meeste smartphones zijn dit soort assistenten namelijk ingebouwd. Ze zijn echter lang niet zo makkelijk in te schakelen als via een stand-alone device. We moeten vaak alsnog de telefoon pakken om de assistent in te schakelen. En dan kunnen we veelal net zo goed via onze telefoon de taak uitvoeren.

Ook op de kantoorvloer komen de slimme assistent af en toe tegen, al dan niet aanzienlijk minder dan in een gemiddeld huishouden. Dat terwijl de slimme assistent op kantoor juist meer waarde kan bieden dan thuis.

We zijn dagelijks minimaal een half uur tot een uur kwijt aan taken die met een simpele voice command uitgevoerd kunnen worden. Welke afspraken heb ik vandaag nog staan? Hoelang doe ik erover om naar mijn afspraak om 15:00 te komen? Wat is een goed tijdstip om te vertrekken?

De ‘rompslomp’ die het handmatig opzoeken van dergelijke taken met zich mee kan brengen kan compleet worden weggewerkt door van een voice assistent gebruik te maken. En daar zijn de devices van Google, Apple en Amazon uitermate geschikt voor.

Virtual Reality and Augmented Reality op kantoor? Voor personeel en klanten

De laatste maanden komt Augmented Reality en Virtual Reality steeds vaker in blogartikelen terug. Vooral Augmented Reality is aan een enorme opmars bezig mede doordat het voor personeel en klanten een perfect middel is om complexe taken te visualiseren.

Een goed voorbeeld op personeelsvlak is te vinden bij een meubelmaker die een visuele vertoning wilt laten zien van het meubel dat binnenkort gemaakt wordt. Of wat denk je van een interieurarchitect die vooraf middels Augmented Reality kan laten zien hoe een bepaalde ruimte er straks uitziet? Datzelfde gaat op voor Virtual Reality waarbij de gebruiker een complete ruimte kan zien in een andere staat. Wil je weten hoe jouw nieuwe kantoor eruitziet? Middels Virtual Reality kan een omgeving worden ontworpen waardoor je vooraf al een betrouwbare impressie van de mogelijkheden krijgt.

Op het gebied van sales is Augmented Reality en Virtual Reality net zo krachtig. Het eerder besproken voorbeeld van het tonen van producten in een andere setting kan ervoor zorgen dat een koper een beter beeld krijgt van het product dat aangeschaft wordt.

Als een bepaald product lastig op basis van persoonlijke visualisatie in te beelden is, is het  gebruik van virtual reality tegenwoordig onmisbaar. Dit kan het middel zijn dat een klant over kan halen om in het product te investeren. Slechts doordat een ‘tastbaarder’ beeld van de mogelijkheden worden weergeven.